Prima le brutte o prima le belle esperienze?.. facciamo prima le brutte!

Come persona addetta ai lavori, ritengo che progettare un evento, in questo caso una fiera,  significa individuare gli strumenti, anche quelli più scontati, che ne consentano una corretta realizzazione, un'efficace gestione e quindi un buon feedback da parte di tutti i partecipanti.
I punti fondamentali solitamente sono:

•  individuare l'’attività da realizzare e quindi il target di riferimento;
• in base al primo punto, individuare la giusta location e i fornitori adeguati;
• chiarire all'interno del team organizzativo, ma soprattutto agli utenti che parteciperanno (in questo caso espositori), chi è chi e chi fa cosa (ovvero il responsabile, eventuali collaboratori, etc.);
• i tempi necessari ad ogni singola fase: dalle singole tappe di preparazione all'evento a quelli che sono i tempi dedicati ad espositori e pubblico (es. allestimento e disallestimento).

Purtroppo, spesso ho visto dare per scontato almeno 2 dei punti elencati. Ad esempio:

• Sono stata responsabile PR e ufficio stampa per ACSAF all'interno di una fiera dedicata al fine art in Germania...
  Tutto è andato bene.. fino a quando le cose non sono state passate in mano loro!
  Non ho ancora capito chi fossero i referenti dell'organizzazione... alla fine lo sono diventati il responsabile della guardiola all'ingresso e il titolare del Corriere incaricato del trasporto... Per fortuna che non sono timida e ho imparato ad arrangiarmi in caso di difficoltà!
  Il secondo punto?
  ... Se organizzi un evento con altri piccoli eventi satelliti, ritenuti comunque importanti... non puoi porre questi satelliti a km di distanza... Non tutti gradiscono viaggiare in treno 45 minuti per passare da un padiglione ad un altro (e per fortuna a Berlino i treni funzionano e sono puntuali)
  
  Il risultato? Espositori depressi, poco pubblico.. abbandono totale dei satelliti!!!

• Altro esempio, recente, la Fiera del fumetto di Mantova.
  In questo caso, credo che le parole scritte dagli espositori possano essere più esaustive a capire:
  "ALL’ATTENZIONE DELLA PROPRIETA’ DEL PALABAM DI MANTOVA"

 Per fortuna non sono io!