Danza in fiera: Un evento ben organizzato

Quest'anno ho organizzato la presenza a Danza in fiera (Dif 2011) di uno dei portali tematici più importanti in Italia: Dance Village. Dance Village è un sito di proprietà di Antipodi Srl, un'agenzia di comunicazione per la quale svolgo consulenza come PR e account manager.

Per quanto riguarda l'organizzazione dell'evento da parte del portale, il riscontro per fortuna è stato ottimo e le campagne ideate e programmate nei mesi precedenti hanno sicuramente dato il loro contenuto.

A partire da Dicembre, ecco le tappe principali:

- Abbiamo stretto una collaborazione comunicativa con l'organizzazione della fiera: un cambio merce a livello di visibilità non solo all'interno di ciascun sito, ma anche nei vari spazi dedicati alle due realtà (facebook, twitter, blog, etc.)

- Abbiamo analizzato i nostri target e ideato due differenti tipi di campagne:

• per il pubblico, per la maggioranza studenti e scuole di ballo, abbiamo ideato un coupon per ritirare tre diversi gadget al nostro stand... Ai primi 500 che si presentavano con il coupon spettavano unaa borsa di Tangoleike, un ciondolo di Girardi Store e un poster di Pierluigi Abbondanza.
  Abbiamo ritirato ben 450 coupon... non male per la nostra prima volta!!!
• per gli operatori del settore, abbiamo pensato a promozioni commerciali sui nostri servizi, pubblicate e proposte a scadenze diverse: una prima della fiera (per comunicare la loro presenza e eventuali offerte) e una durante la fiera, a patto che rispondessero al nostro invito di incontro.
  Gli operatori (marchi di danza, negozi, accademie, scuole, etc.) hanno restituito un ottimo feed a entrambe le promozioni e noi abbiamo potuto non solo chiudere diversi contratti, ma soprattutto presentarci di persona e conoscere nuove realtà che ancora non si erano affacciate al nostro portale.

- Abbiamo realizzato materiale informativo, banner, volantini (in italiano e in inglese) in base alle diverse tipologie di pubblico ipotizzabili. Sappiamo infatti che agli operatori interessa conoscere le statistiche, il numero di utenti iscrittti e così via.

Agli utenti invece abbiamo spiegato tutte le opportunità (gratuite) offerte da Dance Village e quali informazioni avrebbero potuto trovare navigano nel nostro portale.

- Abbiamo concordato lo staff (io e la responsabile web content del sito) durante una riunione fatta in agenzia e stabilito i diversi compiti e ruoli.

- Una volta arrivati in fiera, e allestito tutto... È iniziata una nuova fase!

Durante l'evento ci siamo preoccupate principalmente:

- di tenere sempre aggiornate le nostre pagine su FB, realizzando un albun giornaliero, segnalando eventi in calendario e scrivendo commenti su quanto accadeva quotidianamente (Le persone che non sono potute venire hanno decisamente gradito).

- di essere sempre presenti, almeno una di noi, allo stand, in modo da poter rispondere a tutte le domande dei visitatori (cosa che una hostess, non per colpa sua, non avrebbe potuto fare)

- di pianificare gli incontri con gli altri espositori e operatori in modo da poter incontrare tutti e avere il tempo necessario da dedicare a ciascuno.

- di conoscere quante più persone possibili!!!

Il risultato?

- Gli iscritti al portale sono aumentati in modo esponenziale, sia come utenti privati sia come operatori

- Abbiamo potuto conoscere persone davvero interessanti con le quali abbiamo stretto collaborazioni utili a fornire al pubblico amante della danza quante più informazioni e curiosità possibili.

- Le persone iscritte alle nostre pagine e gruppi su facebook hanno cominciato a frequentare e commentare i nostri contenuti in modo più costante.

- Ottimi feed back anche dalle statistiche di Google.

- Enorme soddisfazione da parte  dello staff e di tutta l'agenzia che aveva scommesso su questo evento!

Un grazie enorme va a Jessica, senza la quale non credo sarei riuscita a realizzare tutto questo!

Spero di riuscire ad aggiornare presto il mio sito web ufficiale..

Per fortuna intanto esiste il Blog!

P.s. I complimenti vanno anche a David Mazzarelli e in generale all'organizzazione di Danza in fiera. Una delle poche manifestazioni in cui non mi sono trovata a discutere, in cui quanto richiesto e promesso è stato fatto. Una fiera ben organizzata!