La primavera porta aggiornamenti.. e ripassi!

In questo periodo, sarà l'allungarsi delle ore, la maggiore frequenza di eventi ... ritorno a frequentare la mia libreria di casa - sezione manuali e formazione.

Controllo se sono uscite edizioni aggiornate dei miei libri "riferimento", comincio a rileggerne alcuni (quelli che più mi hanno trasmesso questa passione)... un giro su Internet (Amazon, Feltrinelli..) e pianifico i nuovi acquisti!

L'ultimo? "Nuove Regole di Marketing & Pr" - seconda edizione - di David Meerman Scott

Ottima scelta, devo dire!

Lavorare nel mondo degli eventi, soprattutto in quelli culturali è comunque uno studio continuo. Bisogna sempre essere aggiornati sulle nuove tecnologie, sulle tendenze di mercato, su quelli che sono i propri stakeholder, suddivisi in:

• istituzioni pubbliche: enti locali territoriali (comuni, province, regioni, comunità montane, ecc.), consorzi, camere di commercio, ecc.;
• gruppi organizzati: gruppi di pressione (associazioni di categoria, mass media, associazioni culturali, ecc.)
• gruppi non organizzati: cittadini e collettività (l'insieme dei cittadini componenti la comunità locale).

Non solo. È fondamentale rivolgere particolare attenzione anche a tutti i diversi e articolati aspetti connessi agli strumenti e alle regolazioni amministrative, giuridiche (vedi SIAE) e fiscali.

Se siete interessati a lavorare nella cultura, ma siete ancora incerti, consiglio un libro interessante (anche se dal 2008 al 2010 alcune normative sono cambiate:

• Lavorare nella cultura e nello spettacolo - di Giovanni Scoz (edizione FrancoAngeli)

Auguro una buona notte a tutti.. torno sotto le coperte a studiare! 

Il sogno più grande: gli eventi culturali

Buongiorno a tutti e buon lunedì!

Il mio sogno più grande: lavorare nel settore degli eventi culturali.
Studio costantemente questo settore (leggo libri, manuali, esperienze, opinioni) nonostante il mio lavoro attualmente sia rivolto purtroppo più al commerciale che altro.

In questi giorni mio padre mi ha contattata per organizzare il viaggio e la presentazione di ACSAF a San Pietroburgo.
Lieta dell'evento, ritorno però a chiedermi... ma la vera fotografia fine art in Italia è da qualcuno (istituzione, galleria) considerata come una Cultura da promuovere?
Mi ritrovo a parlare con artisti e fotografi, non solo italiani, non solo aminci di mio padre.
Ogni volta percepisco la voglia di arrendersi, la voglia di fuggire da questo paese che dovrebbe adorare l'arte verso altri che la coltivano realmente (Germania, Paesi dell'est Europa)... È triste, davvero.

Possibile che in meno di un anno solare ACSAF sia stata selezionata a Berlino, abbia trovato il suo spazio a Paris Photo e ora sia invitata, dal Ministero della Cultura Russa a RosPhoto 2011(San Pietroburgo)
... mentre in Italia l'Associazione, così come molti dei suoi artisti, non riesce neanche a presentarsi?

Sono aperta a suggerimenti, critiche, opinioni.

Il mio sogno più grande: realizzare un evento culturale completamente dedicato alla fotografia fine art!

Se desiderate maggiori informazioni su di me: http://www.ab-pubblicherelazioni.it
Se volete scoprire chi e cosa è ACSAF: http://www.acsaf.it

Danza in fiera: Un evento ben organizzato

Quest'anno ho organizzato la presenza a Danza in fiera (Dif 2011) di uno dei portali tematici più importanti in Italia: Dance Village. Dance Village è un sito di proprietà di Antipodi Srl, un'agenzia di comunicazione per la quale svolgo consulenza come PR e account manager.

Per quanto riguarda l'organizzazione dell'evento da parte del portale, il riscontro per fortuna è stato ottimo e le campagne ideate e programmate nei mesi precedenti hanno sicuramente dato il loro contenuto.

A partire da Dicembre, ecco le tappe principali:

- Abbiamo stretto una collaborazione comunicativa con l'organizzazione della fiera: un cambio merce a livello di visibilità non solo all'interno di ciascun sito, ma anche nei vari spazi dedicati alle due realtà (facebook, twitter, blog, etc.)

- Abbiamo analizzato i nostri target e ideato due differenti tipi di campagne:

• per il pubblico, per la maggioranza studenti e scuole di ballo, abbiamo ideato un coupon per ritirare tre diversi gadget al nostro stand... Ai primi 500 che si presentavano con il coupon spettavano unaa borsa di Tangoleike, un ciondolo di Girardi Store e un poster di Pierluigi Abbondanza.
  Abbiamo ritirato ben 450 coupon... non male per la nostra prima volta!!!
• per gli operatori del settore, abbiamo pensato a promozioni commerciali sui nostri servizi, pubblicate e proposte a scadenze diverse: una prima della fiera (per comunicare la loro presenza e eventuali offerte) e una durante la fiera, a patto che rispondessero al nostro invito di incontro.
  Gli operatori (marchi di danza, negozi, accademie, scuole, etc.) hanno restituito un ottimo feed a entrambe le promozioni e noi abbiamo potuto non solo chiudere diversi contratti, ma soprattutto presentarci di persona e conoscere nuove realtà che ancora non si erano affacciate al nostro portale.

- Abbiamo realizzato materiale informativo, banner, volantini (in italiano e in inglese) in base alle diverse tipologie di pubblico ipotizzabili. Sappiamo infatti che agli operatori interessa conoscere le statistiche, il numero di utenti iscrittti e così via.

Agli utenti invece abbiamo spiegato tutte le opportunità (gratuite) offerte da Dance Village e quali informazioni avrebbero potuto trovare navigano nel nostro portale.

- Abbiamo concordato lo staff (io e la responsabile web content del sito) durante una riunione fatta in agenzia e stabilito i diversi compiti e ruoli.

- Una volta arrivati in fiera, e allestito tutto... È iniziata una nuova fase!

Durante l'evento ci siamo preoccupate principalmente:

- di tenere sempre aggiornate le nostre pagine su FB, realizzando un albun giornaliero, segnalando eventi in calendario e scrivendo commenti su quanto accadeva quotidianamente (Le persone che non sono potute venire hanno decisamente gradito).

- di essere sempre presenti, almeno una di noi, allo stand, in modo da poter rispondere a tutte le domande dei visitatori (cosa che una hostess, non per colpa sua, non avrebbe potuto fare)

- di pianificare gli incontri con gli altri espositori e operatori in modo da poter incontrare tutti e avere il tempo necessario da dedicare a ciascuno.

- di conoscere quante più persone possibili!!!

Il risultato?

- Gli iscritti al portale sono aumentati in modo esponenziale, sia come utenti privati sia come operatori

- Abbiamo potuto conoscere persone davvero interessanti con le quali abbiamo stretto collaborazioni utili a fornire al pubblico amante della danza quante più informazioni e curiosità possibili.

- Le persone iscritte alle nostre pagine e gruppi su facebook hanno cominciato a frequentare e commentare i nostri contenuti in modo più costante.

- Ottimi feed back anche dalle statistiche di Google.

- Enorme soddisfazione da parte  dello staff e di tutta l'agenzia che aveva scommesso su questo evento!

Un grazie enorme va a Jessica, senza la quale non credo sarei riuscita a realizzare tutto questo!

Spero di riuscire ad aggiornare presto il mio sito web ufficiale..

Per fortuna intanto esiste il Blog!

P.s. I complimenti vanno anche a David Mazzarelli e in generale all'organizzazione di Danza in fiera. Una delle poche manifestazioni in cui non mi sono trovata a discutere, in cui quanto richiesto e promesso è stato fatto. Una fiera ben organizzata!

Prima le brutte o prima le belle esperienze?.. facciamo prima le brutte!

Come persona addetta ai lavori, ritengo che progettare un evento, in questo caso una fiera,  significa individuare gli strumenti, anche quelli più scontati, che ne consentano una corretta realizzazione, un'efficace gestione e quindi un buon feedback da parte di tutti i partecipanti.
I punti fondamentali solitamente sono:

•  individuare l'’attività da realizzare e quindi il target di riferimento;
• in base al primo punto, individuare la giusta location e i fornitori adeguati;
• chiarire all'interno del team organizzativo, ma soprattutto agli utenti che parteciperanno (in questo caso espositori), chi è chi e chi fa cosa (ovvero il responsabile, eventuali collaboratori, etc.);
• i tempi necessari ad ogni singola fase: dalle singole tappe di preparazione all'evento a quelli che sono i tempi dedicati ad espositori e pubblico (es. allestimento e disallestimento).

Purtroppo, spesso ho visto dare per scontato almeno 2 dei punti elencati. Ad esempio:

• Sono stata responsabile PR e ufficio stampa per ACSAF all'interno di una fiera dedicata al fine art in Germania...
  Tutto è andato bene.. fino a quando le cose non sono state passate in mano loro!
  Non ho ancora capito chi fossero i referenti dell'organizzazione... alla fine lo sono diventati il responsabile della guardiola all'ingresso e il titolare del Corriere incaricato del trasporto... Per fortuna che non sono timida e ho imparato ad arrangiarmi in caso di difficoltà!
  Il secondo punto?
  ... Se organizzi un evento con altri piccoli eventi satelliti, ritenuti comunque importanti... non puoi porre questi satelliti a km di distanza... Non tutti gradiscono viaggiare in treno 45 minuti per passare da un padiglione ad un altro (e per fortuna a Berlino i treni funzionano e sono puntuali)
  
  Il risultato? Espositori depressi, poco pubblico.. abbandono totale dei satelliti!!!

• Altro esempio, recente, la Fiera del fumetto di Mantova.
  In questo caso, credo che le parole scritte dagli espositori possano essere più esaustive a capire:
  "ALL’ATTENZIONE DELLA PROPRIETA’ DEL PALABAM DI MANTOVA"

 Per fortuna non sono io!

Quando organizzo un evento: per prima cosa tanti appunti

L'organizzazione di un evento o di una manifestazione è composta da numerosissimi elementi. per questo ritengo fondamentale:
- definire una programmazione sequenziale delle cose da fare, possibilmente creando un cronogramma che mi aiuti a rispettare i diversi step.
- creare checklist dedicate a ogni fase dell'organizzazione, al fine di monitorare il tutto.

Sicuramente, prima di tutto ciò, è necessario approfondire quanto più possibile la conoscenza della realtà che si è rivolta a me, definendo:
- l'obiettivo che si desidera raggiungere
- il target, il pubblico di riferimento ideale per il tipo di evento e per l'obiettivo prefissato
- il tema della manifestazione. Con questo termine non intendo unicamente il tema di un evento (es. festa). Anche la presenza a una fiera di settore ha un tema: un prodotto di punta, un anniversario, un nuovo servizio.. etc.

A questo punto, una volta definiti punti cruciali (e saputo il budget a disposizione), flessibilità e pragmaticità, doti comunicazionali, efficienza dello staff.. unite a doti creative e un po' di fantasia... saranno fondamentali per portare a termine quanto commissionato.